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民建貴州省委機關公文處理暫行辦法

民建貴州省委機關公文處理暫行辦法

時間:2012-10-2 作者:民建省委 來源:本站原創 瀏覽次數:

公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。為使我會機關公文處理工作規范化、制度化、科學化,提高公文處理的效率和公文質量,根據《貴州省國家行政機關公文處理實施細則》(黔府發〔200316號)精神,結合會機關實際,制定本辦法。

一、公文種類

我會機關適用的公文種類主要有:決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。

二、公文格式

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

(一)涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限,密級分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種。

(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

(三)發文機關標識即位于文件文頭中心位置、套紅大字印刷的“版頭”,正式文件的發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成;發文字號,又稱文號,是由發文機關編排的該單位當年的文件總量的順序號,包括機關代字、年份、序號。我會機關的發文機關標識和發文字號有以下幾種情況:

1.以民建省委名義的發文,標識為“中國民主建國會貴州省委員會文件”,發文字號分為黔建〔年份〕序號,如:黔建〔200710號,或黔建組字〔年份〕序號(以民建省委名義關于組織工作的發文),如:黔建組字〔20085號,在文頭橫線上4mm左右用3號仿宋體居中排列。

2.以民建省委辦公室名義的發文,標識為“中國民主建國會貴州省委員會辦公室文件”,發文字號為黔建辦〔年份〕序號,如:黔建辦〔20072號,用3號仿宋體在文頭橫線右下位置排列。

以民建省委或民建省委辦公室名義的發文,如需標注簽發人,發文字號居左空1字,簽發人姓名居右空1字。簽發人姓名用3號楷體字。

(四)上行文一般應注明簽發人、會簽人姓名。其中,“請示”應在附注處注明聯系人的姓名和電話。

(五)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容(事由)并標明公文種類(文種),一般應當標明發文機關。即公文標題的“三要素”。根據不同情況也可采取“發文機關+文種”、“事由+文種”或“文種”的形式。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。公文標題用2號小標宋體字在紅色反線下空2行居中排列。

(六)主送機關指公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。在標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體字標識。(如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至主題詞之下、抄送之上,標識方法同抄送。)

(七)正文:行政公文正文分事由、事項、結尾三個部分。用3號仿宋體,單倍行距。每頁22行,每行28字。

(八)公文如有附件,在正文下空1行,左空2字,用3號仿宋體字標注附件順序和名稱,附件名稱不用書名號,附件之后不用標點符號。附件一般應與主件裝訂在一起,附件首頁左上角注明附件順序號。如附件與正文不能裝訂在一起,其附件首頁版心左上角應注明正文的發文字號和附件的順序號(形式為“×××〔2003〕××號附件1)。

(九)成文日期以負責人簽發的日期為準。用漢語小寫數字,右空4字,“零”寫為“○”。

(十)公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外,應當加蓋印章。印章應蓋在成文日期上。以民建省委名義的發文(以“黔建”或“黔建組字”為機關代字的文件),蓋“中國民主建國會貴州省委員會”的章;以民建省委辦公室名義的發文(以“黔建辦”為機關代字的文件),蓋“中國民主建國會貴州省委員會辦公室”的章。

(特殊情況說明:當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時,應采取調整行距、字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。)

(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標注在成文日期之下。

(十二)公文應當標注主題詞。主題詞用3號黑體字,居左頂格標注,詞目用3號小標宋體字,詞目之間空1字,不用標點符號。

主題詞的標引應先標類別詞,再標類屬詞。在標類屬詞時,先標反映文件內容的詞,最后標反映文件形式的詞。一個文件的主題詞,除類別詞外,最多不超過5個,最少不少于2個。

(十三)抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。無論對上對下抄送,概用“抄送”一詞(不再使用“抄報”)。抄送機關要在主題詞下一行左空1字用3號仿宋體字標識,并用橫欄線(反線)將它與正件分開。

(十四)印發機關和印發時間:位于抄送機關之下(無抄送機關則在主題詞之下)占一行位置,用3號仿宋體字。印發機關(我會統一為民建貴州省委辦公室)左空1字,印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準,用阿拉伯數字標識。

文末標識文件印發份數,印發份數按發送范圍所需份數加上2份存檔文件、2份辦公室留存文件(見第四部分“發文辦理”的“分發”說明)計算。

我會機關正式文件公文用紙一律采用A4紙,雙面印字,左側裝訂。頁面設置一般為上邊距25mm,下邊距20mm,左邊距28±1mm,右邊距25mm

[以上所列公文中各要素標識規則,系參照《國家行政機關公文格式》標準。為便于機關各處室更好地掌握以上公文格式,附民建貴州省委機關公文版式(以“黔建”機關代字的文件為例)]。

三、行文規則

(一)行文應當確有必要,注重效用。

(二)行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。

(三)我會機關對外行文,以民建省委名義的發文用“黔建”或“黔建組字”的機關代字;以民建省委辦公室名義的發文用“黔建辦”的機關代字。重要文件(如向上級機關行文)應以民建省委名義發文,其中涉及到組織方面的文件用“黔建組字”的機關代字。“黔建辦”一般用于會議通知、印發專項文件、向上級機關辦事機構(如民建中央辦公廳、中共貴州省委辦公廳等)行文等專題事務性文件。民建省委機關各處不對外正式行文。

(四)向民建各市、州委員會和省直屬支部的重要行文,應同時抄送民建中央和中共貴州省委統戰部。向民建中央的行文,一般應抄送中共貴州省委、中共貴州省委統戰部,反之亦然。

(五)“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關,需要同時送其他機關的,應當用抄送形式,但一般不得抄送下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。

(六) 除上級機關負責人直接交辦的事項外,不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“報告”和“意見”。

四、發文辦理

發文辦理指以本機關名義制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、登記、繕印、用印、分發等程序。

(一)草擬。我會機關公文原則上應按照省委會領導批示、常委會(主委會、主委辦公會)決定,由相關處(室)工作人員草擬,再由處長(主任)把關修改。草擬公文應當做到:

1.符合國家的法律、法規、民建章程及其他有關規定。

2.情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。

3.公文的文種應當根據行文的目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

4、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

5.結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

6.應當使用國家法定計量單位。

7.文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

8.公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

草擬公文時,擬稿人要本著認真負責的工作態度,按照擬制公文的要求,力求做到文字規范、流暢、簡練,內容準確、全面、重點突出,公文涉及貫徹上級有關精神時要在透徹理解文件精神的前提下擬寫。草擬完成后要認真校對、修改,力戒錯別字。處長(主任)要對文稿進行認真把關。文稿擬制完成后擬稿處(室)應填寫機關發文箋(內容有文件標題、附件、主送機關、抄送機關等),并在“主辦單位和擬稿人”一欄簽字后將文稿連同發文箋送辦公室審核。

(二)審核。公文送機關負責人簽發前,應由辦公室進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規定等。機關發文箋的“核稿”一欄應由辦公室負責人和分管辦公室工作的省委會秘書長共同簽署。如果公文涉及專職副主委分管工作,則有關專職副主委也應對公文內容進行審簽。審簽后交擬稿處(室)送省委會領導簽發。

(三)簽發。以民建省委或民建省委辦公室名義制發的上行文,由主委簽發;以民建省委名義制發的下行文或平行文,由主委或者由主委授權專職副主委簽發,授權簽發時,專職副主委應在發文箋“簽發人”一欄中寫明“代簽”;以民建省委辦公室名義制發的下行文或平行文,一般可由專職副主委或秘書長簽發。文件一經簽發,就具有行政效力,簽發文件的負責人要對文件負全責;文件簽發后如發現錯誤,沒有得到簽發人的意見之前,不得作任何修改。

(四)編號及登記。經領導人簽發后,擬稿處(室)即可將文稿交辦公室專職人員進行文件編號及登記。編號指編制文件的發文字號。登記就是對發出文件的登記,目的在于方便文件的管理和查找。發文登記要使用專門的《發文登記簿》,登記的項目有入冊順序號、文件標題、文號、附件、主送機關、抄送機關、主辦單位和擬稿人、核稿人、簽發人、成文日期、份數、發文日期等。

(五)校對、繕印及裝訂。繕印即擬稿處(室)對領導簽發的文件進行排版打印、辦公室按印發份數進行復印。繕印前,擬稿處(室)要對簽發文件進行認真校對,按有關規定排版,注意文面排列的美觀。除特殊文字有誤外,繕印文件必須做到不得改動簽發稿的文字和格式,如發現問題,必須經請示批準后才能改動。裝訂時要核對好頁碼,左側裝訂。

(七)用印。用印是公文生效的憑證。用印的文件必須是經領導人簽發的文件。辦公室要核對簽發的份數,然后按份數一一蓋印。用印后要進行用印登記。

(八)分發。由擬稿處(室)將文件按發送范圍分發。要注意在核對文件各項目后再進行分發,避免出現差錯。分發文件時除擬稿處(室)存檔外還要交2份給辦公室留存,以備年終時裝訂《民建貴州省委機關發文匯集》,便于查考利用。

(九)電子文本。為提高機關辦公信息化水平,省委會機關發文應同時制發電子文本。對外行文時,應附電子文本;抄送會內領導及有關人員的文件,一般用電子文本。每年裝訂《民建貴州省委機關發文匯編》時,也應制作相應電子文本(各處在將紙質文件交辦公室留存時,應同時將電子文本發到辦公室郵箱)。

五、收文辦理

收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦等程序。

(一)簽收。指辦公室專職人員在文件投遞單或送文簿上簽名或蓋章,對文件進行簽收。

(二)登記。指辦公室專職人員將收文的相關情況在《收文登記簿》上予以登記并填寫文件處理箋。收文登記的目的是便于文件的統計和催辦、檢查、查閱等。

1.登記范圍:有正式文號的文件必須登記,簡報、資料類的一般可不登記,但有密級或有領導批示的應予登記,重要的會務工作書籍、資料應在履行簽收手續后送檔案室留存。

2.收文登記項目包括收文順序號、收到日期、來文機關、來文字號、密級、標題、附件、份數等。

3.文件登記以后,專職人員要將文件附上文件處理箋并提出擬辦建議后,送辦公室負責人擬辦。應將文件分為需要辦理的(急件)和不需要辦理的(閱件)兩類,急件要以專用的文件夾先行送給辦公室負責人擬辦。

(三)擬辦。指專職人員提出擬辦建議后,由辦公室負責人向省委會領導提出初步辦理文件的具體意見。對急件應先行擬辦并明確辦理時限。

(四)批辦。擬辦完成后,專職人員應將文件送會領導批辦。批辦是會領導對有關文件如何實施的意見,它在擬辦的基礎上進行。會領導批辦時應有明確意見,批辦順序為:秘書長、專職副主委、主委,主委批辦意見為最后辦理意見;需兩個以上部門辦理的應明確主辦部門;不需要辦理的,圈閱表示已閱知;需要相關處(室)傳閱的,應予以批示;如上級來文要求的事項在實際工作中已滿足要求,則應批示相關處(室)用工作報告的方式向上級作出具體說明。

(五)傳閱及承辦。即專職人員按會領導批辦意見,將需要處(室)閱辦的文件及時送到相關處(室),對有關文件進行傳閱或對需要辦理的事項加以落實。傳閱的文件,處(室)閱后在文件處理箋上簽字歸還專職人員;需要辦理的文件,承辦處(室)應在《收文登記簿》上簽字后,留存并及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。文件辦理完畢后,辦理處(室)應在文件處理箋的“備注”欄寫明辦理情況并簽名保存(辦理過程中有發文的則與發文放在一起保存),年底或次年初統一移交檔案室。重要的辦文結果,應當向會領導報告。

六、公文歸檔

公文辦理完畢后,應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時整理、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

(一)歸檔范圍內的公文,應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理,要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本機關的主要工作情況,便于保管和利用。

(二)本機關負責人兼任其他機關職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職機關整理歸檔。

(三)擬制、修改和簽批公文,應當按檔案管理的要求,使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆書寫。書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬、修改和審簽公文,也不得在文稿裝訂線左側寫、簽批意見或修改公文。

(四)機關各處(室)要認真做好本處(室)的文件歸檔工作,應指定專人負責,并納入年度工作職責的考核范圍。各處(室)要在每年年底或次年初向檔案室移交一年來的歸檔文件資料,包括發文、收文、其他文件資料以及電子文檔。移交時要編制移交目錄一式兩份,移交人、接收人(檔案人員)分別簽字留存。

1.發文的移交。凡會機關的發文,印發后由擬稿處(室)存檔,年底或次年初統一移交檔案室。《發文登記簿》在每年底由辦公室負責發文登記的專職人員移交檔案室。

2.收文的移交。凡經登記的所有收文,均要在年底或次年初移交檔案室。收文的移交分以下兩種情況:

1)凡需要辦理的文件(辦件),辦理處(室)簽字留存辦理并保存,于年底或次年初直接移交檔案室(見“傳閱及承辦”)。

2)凡不需要辦理的文件(閱件),原則上任何處(室)和個人不得留存(需要復印的,經辦公室主任同意后可復印;特殊情況需保留原件的,須在《收文登記簿》上簽字,年底前歸還辦公室專職人員),公文(閱件)處理完畢后,辦公室專職人員要及時收回,年底或次年初在填寫移交目錄后將全年的閱件連同《收文登記簿》一起移交檔案室(所缺文件要在移交目錄上注明該文件的簽收處室)。

3.電子檔案的移交。各處(室)除了平時要將所負責擬制發文的電子文本發到辦公室(檔案室)郵箱外,在每年底或次年初,還應將全年重要會務工作所形成的照片、錄音和視頻的電子文件刻錄到光盤等介質上移交檔案室。電子文件要以文件名標注照片、錄音或視頻的內容,并以事件和時間為據將其分類到不同的文件夾,如:“民建貴州省第七次代表大會照片(20070702-04)”文件夾。

七、附則

(一)民建貴州省委機關各處(室)要組織本處(室)人員對本辦法進行認真學習并貫徹落實。如有不執行本辦法規定,造成不良影響的,要對相關責任人進行批評教育,情節嚴重或屢犯者,相關責任人要作出書面檢查。辦公室負責對本辦法的執行進行監督檢查并負責解釋。

(二)民建各市(州)委員會可結合實際,參照本辦法,制定簡明的機關公文處理辦法。

(三)民建省直各支部、專門委員會可結合實際,制定簡明的收文辦理(歸檔)辦法,并明確專人負責。

(四)本辦法經民建省委主委會議通過后施行。

 

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